Zemes Portfeļa privātuma politika
Redakcija: 1.1. Spēkā no: [DATUMS].
Šī privātuma politika izstrādāta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula, turpmāk - VDAR) 13. un 14. pantu. Tā skaidro, kā personas dati tiek apstrādāti tīmekļa pakalpojumā "Zemes Portfelis" (turpmāk - Pakalpojums).
1. Kas apstrādā datus
Pakalpojuma sniedzējs:
SIA "ITSW" Reģistrācijas numurs: 40103949691 PVN reģistrācijas numurs: LV40103949691 Juridiskā adrese: Admirāļu iela 12A, Rīga, LV-1016, Latvija
Kontaktpersona datu aizsardzības jautājumos:
Gatis Veisbergs E-pasts: gatis@itsw.lv Tālrunis: +371 25474934
Datu aizsardzības speciālists nav iecelts, jo nepastāv VDAR 37. pantā minētie priekšnoteikumi. Visus jautājumus par datu apstrādi lūdzam sūtīt iepriekš norādītajai kontaktpersonai.
2. Pārziņa un apstrādātāja lomas
Politika attiecas uz divām atšķirīgām situācijām.
2.1. SIA "ITSW" kā pārzinis
SIA "ITSW" ir pārzinis attiecībā uz datiem, kas apstrādāti Pakalpojuma darbības nodrošināšanai un klientu attiecību uzturēšanai:
- Pakalpojuma lietotāju kontu dati (vārds, uzvārds, e-pasta adrese, parole jaucējkoda veidā, loma);
- pieteikšanās un drošības žurnāli, tostarp IP adreses;
- klienta pārstāvju kontaktinformācija un sarakste ar atbalsta dienestu;
- norēķinu un grāmatvedības dati.
2.2. SIA "ITSW" kā apstrādātājs
Attiecībā uz saturu, ko klients ievada vai augšupielādē Pakalpojumā, pārzinis ir klients - uzņēmums, kas lieto Pakalpojumu. SIA "ITSW" šos datus apstrādā tikai kā apstrādātājs, pamatojoties uz klienta instrukcijām un datu apstrādes līgumu (VDAR 28. pants).
Šie dati ietver:
- īpašumu kadastra numurus, nosaukumus un platības;
- īpašnieku un nomnieku datus, tostarp fizisko personu vārdu, uzvārdu, personas kodu, adresi un kontaktinformāciju;
- nomas līgumu summas, termiņus un nosacījumus;
- nekustamā īpašuma nodokļa (NĪN) summas;
- augšupielādētos dokumentus (līgumus, tostarp parakstītas EDOC formāta datnes, PDF datnes, attēlus).
Fiziskām personām, kuru dati ievadīti Pakalpojumā (piemēram, nomniekiem), ar pieprasījumiem par savu datu apstrādi jāvēršas pie attiecīgā klienta - uzņēmuma, ar kuru tām ir līgumattiecības. SIA "ITSW" šādus pieprasījumus pārsūta klientam un palīdz tos izpildīt.
3. Kādi dati tiek apstrādāti, kādiem nolūkiem un uz kāda tiesiskā pamata
3.1. Dati, kuru pārzinis ir SIA "ITSW"
| Datu kategorija | Nolūks | Tiesiskais pamats | Glabāšanas termiņš |
|---|---|---|---|
| Lietotāja konta dati: vārds, uzvārds, e-pasta adrese, parole (PBKDF2 jaucējkods), loma, organizācijas piederība | Piekļuves nodrošināšana, lietotāju identificēšana, tiesību pārvaldība | Līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) un leģitīmas intereses (f) apakšpunkts) | Kamēr pastāv konts; pēc konta dzēšanas - līdz 30 dienām pēc izmēģinājuma vai abonementa beigām (ar brīdinājumiem 7, 3 un 1 dienu pirms dzēšanas) |
| Autentifikācijas žurnāli: pieteikšanās un neveiksmīgu mēģinājumu ieraksti, IP adrese, laiks | Drošība, nesankcionētas piekļuves atklāšana un izmeklēšana | Leģitīmas intereses (f) apakšpunkts) - sistēmas drošība | Īslaicīgi Cloudflare Workers žurnālos (netiek glabāti datubāzē); ja tiks ieviesta pastāvīga žurnālu glabāšana, ne ilgāk par 12 mēnešiem |
| Sesijas sīkdatne | Pieteikšanās stāvokļa uzturēšana | Līguma izpilde; sīkdatne ir tehniski nepieciešama, tāpēc piekrišana nav vajadzīga | 30 dienas |
| Klienta pārstāvju kontaktinformācija, sarakste ar atbalsta dienestu | Atbalsta sniegšana, paziņojumi par pakalpojumu | Līguma izpilde; leģitīmas intereses | Līguma darbības laiks un 2 gadi pēc tā beigām |
| Norēķinu dati, rēķini, maksājumu informācija | Rēķinu izrakstīšana, grāmatvedības uzskaite | Juridiska pienākuma izpilde (c) apakšpunkts) - Grāmatvedības likums | 5 gadi (Grāmatvedības likumā noteiktais attaisnojuma dokumentu glabāšanas termiņš) |
| Tehniskā atbalsta piekļuve klienta videi, tostarp funkcija "ienākt kā" klienta lietotājs | Kļūdu novēršana un atbalsta sniegšana pēc klienta pieprasījuma | Līguma izpilde; darbība tiek veikta apstrādātāja statusā saskaņā ar klienta instrukcijām | Piekļuves ieraksti - kā autentifikācijas žurnāliem |
3.2. Dati, kuru pārzinis ir klients
| Datu kategorija | Nolūks | Tiesiskais pamats | Glabāšanas termiņš |
|---|---|---|---|
| Īpašumu dati: kadastra numuri, nosaukumi, platības, kadastrālās vērtības | Zemes īpašumu portfeļa uzskaite | Nosaka klients kā pārzinis; parasti līguma izpilde vai leģitīmas intereses | Nosaka klients; pēc noklusējuma - kamēr ieraksts pastāv Pakalpojumā |
| Īpašnieku un nomnieku personas dati: vārds, uzvārds, personas kods vai reģistrācijas numurs, adrese, kontaktinformācija | Nomas attiecību administrēšana, līgumu termiņu kontrole | Nosaka klients; parasti līguma izpilde (b) apakšpunkts) vai juridiska pienākuma izpilde | Nosaka klients |
| Nomas līgumu summas un termiņi, NĪN summas | Finanšu un termiņu pārvaldība, atgādinājumi | Nosaka klients | Nosaka klients |
| Augšupielādētie dokumenti, tostarp parakstītas EDOC datnes | Dokumentu glabāšana un pieejamība | Nosaka klients | Nosaka klients; dzēšana ir neatgriezeniska |
Piezīme par personas kodu. Personas kods nav īpašu kategoriju personas dati VDAR 9. panta izpratnē, tomēr tas ir identifikators ar paaugstinātu risku. Klientam kā pārzinim jāizvērtē, vai personas koda glabāšana ir nepieciešama konkrētajam nolūkam.
4. Kur dati tiek glabāti
- Datubāze: Cloudflare D1, reģions WEUR (Rietumeiropa, Eiropas Savienība).
- Dokumentu krātuve: Cloudflare R2, reģions EEUR (Austrumeiropa, Eiropas Savienība).
- Lietotne: Cloudflare Pages un Workers. Pieprasījumus apstrādā tīklam tuvākais datu centrs, un Eiropas Savienībā esošu lietotāju pieprasījumus parasti apstrādā datu centrs Eiropas Savienībā. Līgumiska datu lokalizācijas garantija ir pieejama tikai ar Cloudflare maksas pakalpojumu "Data Localization Suite", kas pašlaik netiek izmantots. Pastāvīgā datu glabāšana notiek tikai iepriekš norādītajos Eiropas Savienības reģionos.
Rezerves kopijas. Datubāzi ar Cloudflare D1 "Time Travel" funkciju iespējams atjaunot uz jebkuru brīdi pēdējo 30 dienu laikā. Dokumentu krātuvē versijas vai rezerves kopijas netiek uzturētas, tāpēc dokumenta dzēšana ir neatgriezeniska.
5. Datu saņēmēji un apakšapstrādātāji
5.1. Apakšapstrādātāji
| Saņēmējs | Pakalpojums | Uzņēmuma valsts | Datu glabāšanas vieta | Nodošanas mehānisms |
|---|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Mitināšana (Pages, Workers), datubāze (D1), dokumentu krātuve (R2) | Amerikas Savienotās Valstis | Eiropas Savienība (WEUR, EEUR) | Cloudflare datu apstrādes papildinājums (DPA) un Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas |
| Resend, Inc. | Transakciju e-pasta piegāde (atgādinājumi, paroles atjaunošana). Pašlaik nav ieslēgts; var tikt izmantots turpmāk | Amerikas Savienotās Valstis | Amerikas Savienotās Valstis | Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas |
Resend, Inc. gadījumā tiktu nodota tikai saņēmēja e-pasta adrese un nosūtāmās vēstules saturs. Portfeļa dati un dokumenti šim pakalpojumam netiek nodoti.
5.2. Citi saņēmēji
Dati var tikt nodoti:
- SIA "ITSW" grāmatvedības un juridisko pakalpojumu sniedzējiem, ciktāl tas nepieciešams norēķinu un tiesisko interešu nodrošināšanai;
- valsts un pašvaldību iestādēm, ja to prasa normatīvie akti.
Dati netiek pārdoti, iznomāti vai nodoti trešajām personām mārketinga nolūkos.
5.3. Trešo personu karšu un ģeodatu pakalpojumi
Kartes skats klienta lietotāja pārlūkprogrammā tieši pieprasa karšu flīzes un publiskos ģeodatus no trešo personu serveriem. Šie pieprasījumi notiek no lietotāja ierīces, tāpēc attiecīgie pakalpojumu sniedzēji redz lietotāja IP adresi un skatītā kartes apgabala koordinātas.
| Pakalpojums | Adrese | Valsts | Ko redz |
|---|---|---|---|
| OpenStreetMap | tile.openstreetmap.org | Eiropas Savienība / starptautisks | IP adrese, kartes skata koordinātas |
| Esri ArcGIS Online (satelīta un ceļu slāņi) | server.arcgisonline.com | Amerikas Savienotās Valstis | IP adrese, kartes skata koordinātas |
| Geolatvija / VRAA WMS | geolatvija.lv | Latvija | IP adrese, kartes skata koordinātas |
| Lauku atbalsta dienesta lauku karte | karte.lad.gov.lv | Latvija | IP adrese, kartes skata koordinātas un, veicot objekta identificēšanas pieprasījumu, arī attiecīgā īpašuma poligona koordinātas |
| TAPIS | tapis.gov.lv | Latvija | IP adrese, kartes skata koordinātas |
| Meliorācijas kadastrs | melioracija.lv | Latvija | IP adrese, kartes skata koordinātas |
| LVĢMC ģeodati | geodata.lvgmc.lv | Latvija | IP adrese, kartes skata koordinātas |
Šiem pakalpojumiem netiek nodoti portfeļa dati: īpašumu nosaukumi, īpašnieku vai nomnieku personas dati, līgumu summas vai dokumenti. Vienīgais izņēmums ir Lauku atbalsta dienesta objekta identificēšanas pieprasījums, kurā tiek nosūtītas attiecīgā īpašuma poligona koordinātas.
Uz šo pakalpojumu sniedzēju veikto apstrādi attiecas to pašu privātuma politikas.
5.4. Publisko datu avoti
Pakalpojumā tiek izmantoti publiski pieejami atvērtie dati: Valsts zemes dienesta kadastra dati un kadastrālās vērtības (data.gov.lv), kā arī Valsts meža dienesta Meža valsts reģistra dati. Šo datu izmantošana nav saistīta ar lietotāju vai klientu datu nodošanu ārpus Pakalpojuma.
6. Datu drošība
Tiek piemēroti šādi tehniskie un organizatoriskie pasākumi:
- visa saziņa notiek šifrēta pa HTTPS savienojumu;
- paroles netiek glabātas atklātā veidā, bet gan kā PBKDF2 jaucējkodi ar 100 000 iterācijām un individuālu sāli;
- sesijas sīkdatne ar 30 dienu derīguma termiņu;
- lomu kontrole trīs līmeņos (admin, editor, viewer);
- katras organizācijas datu loģiska nodalīšana;
- autentifikācijas notikumu žurnalēšana;
- datu glabāšana Eiropas Savienības reģionos;
- piekļuve klientu datiem tikai tiem SIA "ITSW" darbiniekiem, kuriem tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai, ar konfidencialitātes pienākumu.
7. Datu subjekta tiesības
Katrai fiziskajai personai ir šādas tiesības:
- piekļūt saviem datiem un saņemt informāciju par to apstrādi (VDAR 15. pants);
- labot neprecīzus vai nepilnīgus datus (16. pants);
- dzēst datus, ja apstrādei vairs nav tiesiska pamata (17. pants);
- ierobežot apstrādi noteiktos gadījumos (18. pants);
- pārnest savus datus attiecībā uz datiem, kas apstrādāti, pamatojoties uz piekrišanu vai līgumu (20. pants);
- iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm (21. pants);
- atsaukt piekrišanu, ja apstrāde balstīta uz piekrišanu, neietekmējot līdz atsaukumam veiktās apstrādes likumību;
- iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei.
Pakalpojumā netiek pieņemti automatizēti lēmumi, kas radītu tiesiskas sekas, un netiek veikta profilēšana VDAR 22. panta izpratnē.
Kur vērsties. Ja pieprasījums attiecas uz lietotāja kontu vai citiem datiem, kuru pārzinis ir SIA "ITSW", lūdzam rakstīt uz gatis@itsw.lv. Ja pieprasījums attiecas uz portfelī ievadītajiem datiem (piemēram, nomnieka datiem), pārzinis ir attiecīgais klients, un pieprasījums jāadresē tam. SIA "ITSW" šādus pieprasījumus bez nepamatotas kavēšanās pārsūta klientam.
Atbilde tiek sniegta viena mēneša laikā. Sarežģītos gadījumos šo termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to informējot iesniedzēju.
Uzraudzības iestāde Latvijā:
Datu valsts inspekcija Elijas iela 17, Rīga, LV-1050 Tālrunis: 67223131 E-pasts: pasts@dvi.gov.lv Tīmekļa vietne: www.dvi.gov.lv
8. Sīkdatnes
Pakalpojums izmanto tikai vienu sīkdatni - sesijas sīkdatni, kas nepieciešama pieteikšanās stāvokļa uzturēšanai.
| Sīkdatne | Veids | Nolūks | Derīguma termiņš |
|---|---|---|---|
| Sesijas sīkdatne | Tehniski nepieciešama | Lietotāja pieteikšanās stāvokļa uzturēšana | 30 dienas |
Pakalpojumā netiek izmantotas analītikas, statistikas, izsekošanas vai reklāmas sīkdatnes, kā arī izsekošanas pikseļi un trešo personu reklāmas skripti. Tā kā vienīgā izmantotā sīkdatne ir tehniski nepieciešama pakalpojuma sniegšanai, tās izmantošanai piekrišana nav nepieciešama.
9. Datu glabāšana un dzēšana
- Klients var pats dzēst atsevišķus īpašumus un dokumentus. Dokumenta dzēšana ir neatgriezeniska.
- Klients jebkurā brīdī var lejupielādēt pilnu savu datu eksportu: CSV datnes ar portfeļa datiem un ZIP arhīvu ar dokumentiem.
- Pēc līguma izbeigšanas dati tiek saglabāti 30 dienas (ja puses nav vienojušās citādi), lai klients paspētu veikt eksportu, un pēc tam tiek dzēsti: gan datubāzes ieraksti, gan dokumentu krātuves datnes. Pirms dzēšanas klients saņem brīdinājumus 7, 3 un 1 dienu iepriekš uz konta e-pastu.
- Pēc abonementa termiņa beigām ir 7 dienu žēlastības periods, pēc kura konts pāriet tikai lasīšanas režīmā. Dati netiek dzēsti automātiski, kamēr nav pagājušas 30 dienas kopš izmēģinājuma vai abonementa beigām.
- Pēc dzēšanas dati var vēl līdz 30 dienām saglabāties datubāzes atjaunošanas mehānismā, no kura tie tiek izņemti šī mehānisma parastajā rotācijas gaitā.
10. Politikas grozījumi
SIA "ITSW" ir tiesīga grozīt šo privātuma politiku. Aktuālā redakcija vienmēr ir pieejama Pakalpojumā. Par būtiskiem grozījumiem lietotāji tiek informēti pa e-pastu vai paziņojumā Pakalpojumā vismaz 30 dienas iepriekš.
11. Kontakti
SIA "ITSW" Admirāļu iela 12A, Rīga, LV-1016, Latvija Reģ. nr. 40103949691 Kontaktpersona datu jautājumos: Gatis Veisbergs E-pasts: gatis@itsw.lv Tālrunis: +371 25474934